Ejemplo 2 Auditoría de Sistemas

1.- OBJETIVO DE LA AUDITORIA

a. Evaluar el cumplimiento la gestión institucional para todos sus procesos.

b. Evaluar la eficacia de las disposiciones planificadas en la gestión institucional para todos sus procesos.

c. Hacer Seguimiento a los procedimientos implementados en el Primer semestre de 2010

2.- ALCANCE DE LA AUDITORIA

a. Decanatura NTIC’S

3.- EQUIPO AUDITOR

AREA/FUNCIONARIO LIDER ACOMPAÑANTES


4.- AUDITADO: ________________________________________

5.- LUGAR Y FECHA: ___Oficina de 20/05/2010___

6.- HALLAZGOS

1. El departamento de sistemas y tecnología no esta garantizando la entrega de información confiable, se encontró que el estudiante ERMENEGILDO ZAMUDIO – Código 6166123543 ya no se encuentra en la universidad. Incumpliendo el numeral 6 del procedimiento GREG-P01
2. Se tiene un calendario de sistemas que no cuenta con lo especificado por el formato GREGA-P01-F01 incumpliendo el procedimiento PGRO-P01 numeral 7.1.
3. No se evidencia la documentación que respalde la solicitud y posterior actualización de la base de datos del personal incumpliendo con el numeral 17.1 del procedimiento PRPR-P01.
4. No se diligencia el formato de evaluación de equipos PR-P01-F01 que tiene fecha de vigencia 22/07/2009. Incumpliendo el numeral 7.2 del procedimiento PR-P01.
5. No se ha llevado a cabo el diligenciamiento del formato PR-P01-F02 Tabulación Evaluación Personal incumpliendo el numeral 7.2 del procedimiento PR-P01
6. No se diligencia el formato de auto evaluación estudiante PR-P01-F05 con vigencia 22/07/2009 incumpliendo el procedimiento PR-P01 numeral 7.2
7. No se tiene registro de capacitaciones en el formato PR-P02-F01 incumpliendo el procedimiento PR-P02 numeral 7.1.
8. Se evidencio que el curso Habilidades Comunicativas orientado por la personal Ángela Patricia Mosquera con fecha de inicio 09/03/2010 no cuenta con las condiciones de certificación. Incumpliendo el numeral 7.2 del procedimiento PR-P02.
9. No se evidencian manual o instructivos que orienten a los funcionarios en el modo de uso del sistema KYARA para el ingreso de la carga académica de cada uno de los personal contratados numeral 7.1 procedimiento PR-P03.
10. No se diligencia el formato PR-P03-F01 Control por parte del departamento de sistemas y tecnología incumpliendo el numeral 7.1 del procedimiento PR-P03.
11. No se diligencia el formato PR-P03-F02 Novedad de control incumpliendo el numeral 7.2 del procedimiento PR-P03.
12. No se tiene registro de la política de inclusión y las estrategias educativas que se han consolidado a partir de la pedagogía social. Incumpliendo el numeral 4.2.1 del procedimiento PR-P04.
13. No se encontró evidencia de los paz y salvos expedidos en el semestre II de 2009 para los personal de tiempo completo, se inspeccionó la hoja de vida del personal Acevedo Losada Carlos Alberto. Incumpliendo el numeral 4.3.6 del procedimiento PR-P04.
14. No se diligencia el formato PR-P04-F02 Horario Carga Académica, que tiene fecha de vigencia 22/07/2009. incumpliendo el Numeral 7.1 el procedimiento PR-P04.



NUMERO DE NO CONFORMIDADES REALES
NUMERO DE NO CONFORMIDADES POTENCIALES

NUMERO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

13 1 18






7.- OBSERVACIONES

1. El numeral 5 del procedimiento PR-P01 no define de manera clara la manera en que deben ser utilizado los elementos listados.
2. Se recomienda establecer manuales de funciones para los monitores de las salas de sistemas, que aseguren el cumplimiento del numeral 5 del procedimiento PR-P01.
3. Se recomienda establecer controles internos que garanticen la permanencia del A-Z que contiene las actas de reuniones y comités disponibles en todo momento.
4. Se recomienda establecer un software que permita una correcta interpretación de los resultados arrojados por KYARA de las evaluaciones de los personal, y poder dar cumplimiento al numeral 7.2 del procedimiento PR-P01.
5. Cuando por directivas nacionales la documentación del sistema de gestión de calidad llegue en fechas posteriores a la fecha de su vigencia, se recomienda enviar comunicación a las directivas nacionales de tal manera que se respalde la no aplicación de los documentos a partir de la fecha de vigencia.
6. Se recomienda tener a una copia del reglamento para la formación y capacitación del personal personal y administrativo de tal manera que cuando se lleve a cabo un proceso de formación y el personal diligencie el acta de compromiso PR-P02-F03 pueda dar fe de conocer dicho reglamento.
7. Se recomienda realizar evaluaciones a los proveedores de los servicios de capacitación apoyados en los resultados obtenidos a estos por parte de los asistentes a la capacitación.
8. Se recomienda la creación de un manual o instructivo de uso del software que se encarga del registro de asistencia personal para dar cumplimiento a los numerales 7.1 y 7.2 del procedimiento PR-P03.
9. Se recomienda establecer planes de contingencia para el evento en el que el equipo de cómputo que se encarga de hacer el registro de la asistencia personal se encuentre fuera de servicio.
10. Se recomienda establecer un plan de mantenimientos preventivos periódicos al equipo de cómputo que se encarga de realizar el registro de asistencia de personal.
11. Se recomienda anexar el nombre del personal al formato PR-P01-F01.
12. Se recomienda cambiar el titulo “vigencia” en los formatos del sistema de gestión por el de “Fecha de edición”. Vigencia = Periodo durante el cual surte efecto algo”, por tanto “Fecha de edición” permite identificar claramente a partir de que momento se encuentra vigente el documento.
13. Organizar el párrafo a justificación plena en el formato PR-P01-F05.
14. Organizar las viñetas del procedimiento PR-P04 numeral 3.
15. El cronograma de postulación no tiene convenciones.
16. EL procedimiento PR-P04 en el numeral 4.1.2 dice Familia Gran Colombiana.
17. Tener en cuenta que el numeral 4.3.5 del procedimiento PR-P04 es aplicable solo para la vigencia 2009 y debería de ser aplicable a todas las vigencias.
18. Los numerales 4.3.5 y 4.3.6 del procedimiento PR-P04 se encuentran mal numerados.

8.- CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

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FIRMA AUDITADO: _______________________________

FIRMA AUDITOR: _______________________________